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大学職員の仕事は「アナログ」の「紙文化」である

大学職員という仕事
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こんにちは。

本日のテーマは、「大学のアナログっぷり」についてです。

 

この記事は、とある首都圏の私立大学2校ではたらいた私の個人的経験にもとづいたものです。
2020年現在の私は大学職員歴満6年。契約社員として授業や単位などに関わる学生対応がおおい部署で働いています。
大学の仕事は大学により千差万別です。あくまでも一例として読んでいただけたら幸いです。

 

大学はまだまだアナログの紙文化

大学事務の仕事で一番特徴的なのが、
なんといっても、

 

まだまだ「アナログ」の「紙文化」
だということです。

 

・とにかく紙で保存
・メールできるけど紙で連絡
・オンラインで情報共有する文化がほぼない

 

これは大学あるあるでして、
他大学の職員さんから話を聞いてもほぼほぼ当てはまっています。

 

もっと具体的にみていきます。

 

とにかく紙で保存している

大学は「アナログ」の「紙文化」である|非正規ではたらく大学職員の実態

私がいた大学は2つとも
倉庫のなかがファイルであふれかえっていました。

 

棚に収まりきらずに段ボールも置きまくっています。

 

何でもかんでも
紙に印刷して保存している
からです。

 

ひどい場合は、
メールまで印刷している始末。

 

これには原因がいくつかあるので紹介していきます。

 

消耗品を使いまくれる環境

民間企業だと、
電池1つ購入するにも手続きがいるような会社もありますよね。

 

大学はそういうのがほぼありません。

 

紙もペンも付せんも、
各部署がアスクルで自由に買って使いまくれる環境にあります。

 

節約する必要がないですね。

 

紙が無くなればどんどん補充されるので、
何も考えず、
「とにかくコピーしておこう」
「とにかく印刷しておこう」が可能
なんです。

 

パソコン操作がおそろしく遅い

パソコンが不得手な人がかなり多いです。

 

パソコンに打ち込んだり、
表にまとめたりするような操作に恐ろしく時間を費やしてしまう。

 

それだったらコピーの方が楽だし
とりあえず保存しておこう。

 

そしてそのまま
ファイルがどんどん増えていきます。

 

整理をしない

案件が進行中は必要でも、
終わったら捨ててもいい書類ってありますよね。

 

それなら年度末などに
きちんと整理して捨てればいいんですが、
これをしない人が多すぎる。

 

ファイルに紙がぎっしで、
あとで見返す気にもならない状態になっています。

 

メールできるのに手紙をチョイス

大学は「アナログ」の「紙文化」である|非正規ではたらく大学職員の実態

 

「紙で渡した方が丁寧」
という考えが根付いていて、
なかなか変わりません。

 

例えば、どの大学も
専任教員には大学のメールアドレスが割り当てられています。

だから、
専任教員に連絡するにはメールの一斉送信が一番簡単なんです。

大学にいなくてもどこでも読めますし。

 

それでも紙での伝達をチョイスします。
その方が丁寧だという認識だから
です。

 

大学に毎日来ているのに、
封筒にラベルを張ってメールボックスに入れたりします。

 

このたびの新型コロナウィルスで
大学の授業が休校になっていますが、
その連絡もすべて郵送しました。

 

郵送作業に1日かかりました。

 

そんな感じです。

 

パソコン上で情報共有する文化がほぼない

大学は「アナログ」の「紙文化」である|非正規ではたらく大学職員の実態

パソコンが苦手な職員が多いので、
なるべくパソコンを使いたくないという人が結構います。

 

そのため、
情報をパソコンやネット上で
部署全員と共有していこう
と考えてくれる人が非常に少ない。

 

私自身、

大学業界に転職して
いちばん働きづらく感じていて
現在進行形で感じ続けているのはこの点
です。

 

担当者が休むと仕事が滞ることもしばしば。

 

本当にもどかしく思っています。

 

PCが得意なら作業面では無双できる

Word、Excel、PowerPoint。

これが何の迷いもなく使えれば大学におけるPC業務は何の心配もありません

 

私が実際に面接で聞かれたことはこれだけ。

・表やグラフは作れるか
・VLOOKUP関数が使えるか
・差し込み印刷はできるか

 

ちなみに「Access」は不要です。
大学内で使える人が少ないので、
たとえ使えなくても、入職後に勉強すればいいと思います。

 

以上

「大学職員のアナログっぷり」でした。

 

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